Buchhaltungsprogramme im Test: Welcher Anbieter gewinnt?

Das Verbraucherportal IMTEST hat fünf Buchhaltungsprogramme getestet. Wir verraten, welche Software den Testsieg erringen konnte.

Selbstständige und Unternehmer möchten sich selten mit einem Thema ausführlich auseinandersetzen: Den Finanzen. Meist sind Buchhaltung und Co. zeitintensiv, ein Outsourcing kann schnell mit hohen Kosten verbunden sein. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf Buchhaltungsprogramme.

Doch welche Online-Buchhaltungs-Software hilft wirklich und bietet für unterschiedliche Zielgruppen einen echten Mehrwert? Das Verbraucher-Magazin IMTEST hat fünf Dienste, die sich an Kleinunternehmen und Freiberufler richten, unter die Lupe genommen: lexoffice XL, SevDesk Buchhaltung, WISO mein Büro Web M, BuchhaltungsButler Vorbucher und Papierkram Pro+.

Buchhaltungsprogramme liefern Antworten auf Finanzfragen

Neben der Angebotserstellung und dem Schreiben von Rechnungen geht es bei der Finanzbuchhaltung um vieles mehr. Dabei immer im Fokus: Der Erfolg des Unternehmens. Die Zahlen müssen stimmen und wenn nicht, sollte schnell erkennbar sein, wo die Gründe für den Misserfolg liegen, um die nötigen Schritte einleiten zu können. An diesem Punkt kommen die Online-Buchhaltungsprogramme ins Spiel – denn eine gute Software liefert mit wenigen Klicks und in kürzester Zeit Antworten auf wichtige Finanzfragen.

Natürlich liegt die Verantwortung für ein sorgfältiges Befüllen der Dienste bei den Unternehmen bzw. Freiberuflern selbst, aber auch dies sollte eine Online-Plattform so einfach wie möglich gestalten. Das Einpflegen relevanter Daten, Rechnungen sowie Einnahmen und eine Verknüpfung der Bankkonten sind dabei von großer Bedeutung. Durch das Generieren von wiederkehrenden Berichten lässt sich die Finanzlage detailliert überblicken.

Wichtig vor der Auswahl: Die Testphase

Nicht alle (Klein-)Unternehmen und Selbstständige sind von Anfang an überzeugt von der Idee, ein Buchhaltungsprogramm zu nutzen. Dann empfiehlt sich ein ausführlicher Test der unterschiedlichen Anbieter, um die richtige Software für die eigenen Finanzen zu finden. Die Anbieter sind darauf gut vorbereitet und bieten meist eine Testphase von mindestens 14 Tagen an.

Hat man sich für einige Dienste entschieden, die verglichen werden sollen, startet der wohl aufwendigste Teil. Denn die Einrichtung hängt vom Alter und der Größe der Firma ab und kann zwischen ein paar Minuten und mehreren Stunden dauern. Dabei benötigen die Anbieter meist die gleichen Informationen und der Ablauf ähnelt sich sehr: Nutzerkonto anlegen, wichtige Fragen zum Unternehmen beantworten, Bankkonten und Bezahldienste verknüpfen sowie Informationen zu Kunden und Lieferanten hinterlegen. Je nach Nutzungsumfang lassen sich dann unterschiedliche Funktionen (z. B. Pflege von Inventarlisten) hinzufügen oder entfernen.

Die besten Buchhaltungsprogramme im direkten Vergleich

Grundsätzlich enthalten die Buchhaltungsdienste die folgenden Funktionen:

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Umsatzvoranmeldung (UST-VA)
Buchungsvorlagen
Verknüpfung und Übernahmen von Online-Banking-Umsätzen

Zusätzlich bieten Extras wie die Logo-Einbindung, mobile Apps und das Kassenbuch weitere Funktionalitäten. Für IMTEST fallen von den getesteten Buchhaltungsprogrammen vor allem lexoffice XL und SevDesk – Buchhaltung in Sachen Ausstattung auf. Erwähnenswert ist jedoch, dass jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen an die Software hat und sich daher bei der Wahl der Lösung auf die eigenen Bedürfnisse fokussieren sollte. Dazu gehört etwa das Hinzufügen weiterer Mitarbeiter, die Erweiterung um eine Lohnbuchhaltung oder bestimmte Schnittstellen zu anderen Systemen wie DATEV oder PayPal.

Mit lexoffice können Sie sogar via Texterkennungs-KI Belege einscannen und digitalisieren lassen. © lexoffice

Welche Software ist einfach zu handhaben?

Da die Finanzbuchhaltung ein meist aufwendiges und zeitintensives Thema ist, sollten Buchhaltungsprogramme mit einer einfachen Bedienung punkten. Ein leichter Zugang zu Hilfetexten, Anleitungen und Erklärvideos unterstützt die Handhabung. Gibt es dann noch einen persönlichen Support bei unternehmensspezifischen Fragen, umso besser. Auch hier überzeugt lexoffice XL die Tester von IMTEST. Aber auch WISO Mein Büro Web M erfüllt mit seiner Benutzeroberfläche die genannten Kriterien.

Was kostet ein gutes Buchhaltungsprogramm?

Eines vorweg: Je mehr Funktionalitäten eine Firma von einem Buchhaltungsprogramm erwartet, desto höher ist auch der Preis. Für Unternehmen sollten dennoch die Leistungen im Vordergrund stehen. Denn wenn für die eigene Finanzbuchhaltung mehr Funktionen benötigt werden, sollte bei der Software nicht unbedingt gespart werden, um den gewünschten Effekt auch zu erzielen.

IMTEST deckte bei der getesteten Software ein breites Preisspektrum auf. Die Software Papierkram Pro+ kostet 8 Euro im Monat. Der Vorbucher-Tarif von BuchhaltungsButler wiederum schlägt mit 34,95 Euro monatlich zu Buche, beinhaltet dafür aber auch ein größeres Funktionsportfolio. Die finalen Kosten werden des Weiteren häufig von der Nutzeranzahl beeinflusst. lexoffice XL schränkt die Anzahl der Nutzer nicht ein. Wohingegen SevDesk – Buchhaltung, der BuchhaltungsButler und Papierkram Pro+ zunächst nur jeweils einen Nutzer erlauben. Für jeden weiteren Nutzer fallen dann weitere Kosten an.

Datenschutz & AGB: Durchwachsene Ergebnisse

Um auch die Datenschutzbestimmungen und AGB der Anbieter vollumfänglich zu testen, setzte IMTEST auf die Einschätzung von Rechtsanwalt Thomas Brehm. Die Einschätzung des Experten liefert das ernüchternde Ergebnis: Alle Anbieter schnitten mit der Note „ausreichend“ oder sogar schlechter ab. Doch wie kommt diese schlechte Bewertung durch den Rechtsanwalt zustande?

Lexware beispielsweise behält sich in den AGB das Recht vor, die Preise einmalig pro Jahr um bis zu 10 Prozent zu erhöhen. SevDesk verweist in den eigenen AGB auf das Teledienstdatenschutzgesetz, das seit mehreren Jahren gar nicht mehr in Kraft ist. Die schlechteste Bewertung bekommt mit der Note „mangelhaft“ der Anbieter Papierkram, der laut seinen AGB generell eine Betriebszeit lediglich „werktags von 06:00 bis 22:00 MEZ“ vorsieht. Papierkram gewährleistet demnach nicht, dass außerhalb dieser Zeiten das Buchhaltungsprogramm funktioniert.

Das Fazit der Profitester: lexoffice XL holt sich den Testsieg

Um die eigene Finanzbuchhaltung zu optimieren und zu vereinfachen, empfiehlt es sich, auf ein Buchhaltungsprogramm zurückzugreifen. Im Test überzeugt mit dem besten Abo-Paket vor allem eine Software: lexoffice XL. Bedienung und Ausstattung sowie die Kosten im mittleren Bereich führen zum Testsieg.

SevDesk Buchhaltung ist dem Testsieger als günstigere Alternative dicht auf den Fersen. Für Selbstständige ohne Mitarbeiter kann der preiswerte Dienst Papierkram Pro+ mit 8 Euro pro Monat als Einstieg mit seinen Basisfunktionen und der übersichtlichen Nutzeroberfläche überzeugen.

Hier geht’s zum kompletten Testbericht von IMTEST.

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